ビジネスにおいて欠かせない書類の一つである「請求書」。
ルールやマナーに則った請求書を作成・発行していれば、ビジネスシーンにおいて取引先やクライアントから信頼を得られるでしょう。
フリーランスから企業の経営者まで、知っておきたい請求書の発行ルールやマナーについて紹介します。
請求書とはどんな書類か
請求書とは、取引相手に料金や代金の支払いを請求する書類です。フリーランスから法人まで、ビジネスで取引先へ商品やサービスを納品した場合に請求書を発行します。また、請求書を受け取った側は、請求書に書かれた内容、期日を確認して支払いを行う必要があります。
請求書がなくても口約束でビジネスが成立することもありますが、後から「支払った・支払わなかった」といったようなトラブルを防ぐためにも、請求書の発行は非常に重要な作業と言えます。
請求書に書くべき内容
請求書には明確なルールというものがなく、法律で定まった形式やフォーマットもありませんが、一般的には以下のような項目が記載されます。
- 取引先名
- 請求書番号
- 請求日
- 支払期日
- 金額
- 差出人
- 振込先
決まったフォーマットはないものの、請求書を発行する際は以上のことを記載しておきましょう。
請求書のマナー
請求書の作成や発送において、一般的にマナーとされるものをご紹介します。
封筒に入れる場合は3つ折りにする
請求書の大きさはA4サイズが一般的なので、三つ折りにして封筒に入れます。印字されている面を内側にして丁寧に三つ折りにしましょう。
開封されたときに表題の「請求書」という部分が最初に目に付くように、折りたたむ際には表題部分が上に来るようにします。
捺印は必要ない場合もある
請求書には明確なルールが存在しないため印鑑が押されていなくても無効にはなりませんが、捺印してあるのが一般的です。
しかし、法人であれば請求書に印鑑を押すことで会社として正式に発行しているということを証明できますし、偽造の防止にもなるため、捺印はあったほうがリスク対策になると言えます。
請求書の法的根拠
債権者が料金や代金を債務者（取引先）に請求する際に、請求書を発行しなければならないという義務はありません。
しかし、請求書がないと、税務上で法的根拠を証明することが難しくなります。請求書を発行しなかった場合に債務者から支払いがなく、「請求の事実を証明するものがない」と主張されてしまっては、債権者は泣き寝入りするしかありません。
債権者が請求書を発行しているにもかかわらず、債務者が期日までに支払いをしないのであれば、請求書の控えを利用して簡易裁判で支払いを請求することができます。
さらに、請求書や領収書などは法律用語で証憑（ひょう）と呼ばれる、取引の成立を立証する書類で、「現金預金の取引等に関係する証憑書類」に属する請求書の原本は、所得税法により7年間保管することが義務付けられています。
会社が決算書を作成したり、自営業者やフリーランスが確定申告をしたりするときに、証憑に書かれた金額を元に計算することで、不正な取引や会計がないことを法的に証明することができます。
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