請求書の作成方法|初めて発行でも失敗しない書き方・作り方を解説

「請求書を送ってくれと言われたが、どうやって作ればいいのかわからない……」

請求書は会社や事業主にとっ請求書の書き方がわからず困ったことはありませんか? フリーランスや個人事業主なら知っておきたい、請求書を作成する際の「記載項目」や「書き方」、請求書を送付する際に「必要な物」や「送り方」まで基本から徹底解説しています。 請求書 ...て、自社の売上や相手先との良好な取引につながる重要な書類です。

決まったフォーマットや明確なルールこそありませんが、ビジネスの現場では取引先の自社への印象を左右する書類でもあるため、請求書の正しい書き方や作り方はしっかりと把握しておきましょう。

今回はフリーランスや自営業者、中小企業が発行する請求書の基本的な書き方、作り方について解説していきます。

請求書とはどんな書類か

請求書とは、取引相手に料金や代金の支払いを請求するための書類です。個人・法人を問わず、ビジネスで取引先へ商品やサービスを納品した場合に請求書を発行します。請求書を受け取った側は書かれている内容を確認して期日までに支払いを行う必要があります。

たとえば1月に納品した商品の支払い100万円の期日が3月末で、期日を過ぎても入金がなかった場合、請求書を発行していないと「請求された証拠が残っていないので支払う義務がない」などと言われても反論できません。

請求書や領収書など、取引の証拠となる書類(書面)のことを総称として「証憑」と呼びます。証憑がなくても口約束でビジネスが成立することもありますが、後から「支払った・支払わなかった」といったようなトラブルを防ぐためにも、証憑の発行は非常に重要な作業と言えます。

請求書に書くべき項目

請求書には明確なルールや法律で定まったフォーマットもありませんが、一般的には以下のような項目を記載します。

①請求先

請求書の左上に取引先の会社名、事業部名、担当者名など請求書の宛先を書きます。郵送する際に住所や会社名を宛名代わりにして封筒の窓から見えるようにするケースもあります。

②発行者(差出人)

請求先に対して右側に記載します。基本的には会社名(個人事業主の場合は氏名)、住所を記載して、必要に応じて社判や担当者の捺印をします。

③発行日

請求書の発行日は請求書を作成した日にちではなく、取引先(請求書の受け取り側)の締日に合わせるのが基本です。取引先の会計締日の関係によっては、経費の計上月が変わってしまうため、発行前に必ず取引先に確認しておきましょう。

④支払期日

請求金額の支払期日を記載します。支払期日は取引先との契約時や発注時に取り決めます。

⑤取引内容

取引内容には商品名やサービス名、数量、金額等を記載します。書き方に決まったフォーマットはないため、「商品代金」や「コンサル費」など、自社と請求先が理解できれば問題ありません。

⑥金額

金額表記に決まった形式やフォーマットはありませんが、請求先が金額を間違わないような配慮が必要です。

  •  読みやすいように3桁ごとにカンマ(,)を挿入する
  • 数量がある物品等は数量・単位についても記載、単価がわかるよう工夫する

⑦消費税、源泉徴収

取引先と事前に取り決めた消費税・源泉徴収の金額を明記します。単価は税抜で記載、合計金額に消費税を記すのが一般的です。その際、内税(税込)か外税(税別)かを記載します。

⑧振込先

金融機関名、支店名、口座(普通・当座)、口座名、口座番号を正確に記載します。振込手数料について事前に取引先と取り決めがある場合は、その旨を記載します。

請求書の作り方

請求書の作成方法は自社や取引先と話し合い、管理しやすい方法を選びましょう。市販の請求書用紙、WordやExcelなどで自作、請求書作成ソフトの利用などさまざまな方法がありますが、前述の記載事項が網羅されていればどれを利用しても問題ありません。

市販の請求書用紙

事務用品店や100円ショップなどで販売されている請求書用紙を使用します。10枚セット100円~とコストは低いものの1枚ずつ手書きとなるため、請求先が多くなると別の方法を採用したほうが良いでしょう。

WordやExcel

現在、個人や中小企業、スモールビジネスなどでもっとも多く採用されている方法が、ExcelやWordを使って自社や取引先にとって都合の良い請求書を作る方法です。自社のロゴマークを入れたり、社判を入れたりするなど、自由度の高い請求書を作成できます。

また、インターネットで「請求書 テンプレート」などと検索すると、ExcelやWordで作られた無料の請求書のテンプレートが公開されています。これらをダウンロードしてカスタマイズすることにより、オリジナルの請求書として利用できるようになります。

請求書作成ソフト

「freee」や「MFクラウド請求書」、「Misoca」など、請求書をはじめとして見積書、納品書などの証憑書類を自動作成できるソフトが販売されています。

請求書作成ソフトには大きく分けてクラウド型とインストール型の2種類があり、前者はネットワーク経由でサービスを利用する形態で、月額か年額の利用料金を都度支払うことになります。後者は導入に初期費用がかかりますが、月額費用などのランニングコストは不要で、インストールしたパソコンで利用する形態です。

まとめ

請求書の発行は自社と取引先との間で取り決めた記載事項を過不足なく記載して、入金トラブルなどがないように配慮しましょう。請求書は取引の事実を証明する証憑書類のひとつですので、発行したら手元に控えを残しておく必要があります。

請求業務は取引先が多くなるほど本業に影響を与えるレベルで負担が大きくなります。本来の業務のリソースを確保するためにも、請求書の作成は無料で手軽にできる請求書作成サービス・アプリの利用をおすすめします。

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