買掛金は会社が営業活動を行う際に、目にする機会が多い言葉です。しかし、「そもそも買掛金とは何か」「未払金や未払費用と買掛金の違いは？」など、買掛金について詳しく理解している方は少ないでしょう。
買掛金とは、掛け取引で使用される単語であり商品代金の後払いのことです。取引先との信頼関係にも関わるため、期限を確認してしっかりと管理しておくことが大切です。
本記事では、買掛金が負債として扱われる理由や買掛金の管理方法などを解説します。買掛金の買掛金を帳簿に記入する際の例も紹介していきます。
本記事を読み、買掛金の基本的な情報について理解して経営管理に役立てましょう。
買掛金とは？勘定科目上は負債であり仕入債務
買掛金とは、原材料や商品の仕入れ時に掛け取引として使用される勘定科目です。簡単に言うと、代金の後払い制度です。
商品や原材料の仕入れの度に、清算業務を行うことは非常に手間となります。しかし、月ごとの支払いなど、買掛金として扱うことで、自社と取引先の双方にとって清算業務の手間を軽減できます。両者の合意のうえで定めた期間ごとにまとめて支払えるため、管理がしやすいことがメリットですが、両者の信頼関係がなければ実現できません。
また、買掛金が負債だと認識している方は少ないですが、仕入債務であり勘定科目上では負債として扱われます。同じ仕入債務である支払手形の場合は書類を用いたやり取りが必要ですが、買掛金では必要なく利便性が高いことが特徴です。
買掛金は貸借対照表に記載すべき項目であり、貸方の中でも流動負債に分類されるものです。企業が営業していくうえで発生する負債であり、支払い期間が短いため流動負債として扱われます。
買掛金と売掛金との違い
買掛金と売掛金は、どちらも掛け取引を行う際に発生する勘定科目ですが定義は異なります。
名称からわかる方もいるかもしれませんが、買掛金は商品や原材料を仕入れて代金を後から支払い、売掛金は商品を販売した後に代金を受け取ります。掛け取引を行う際には、買掛金と売掛金の両方が発生するということです。商品を売る側は将来的に代金を受け取れる権利である債権として売掛金が発生し、買う側は将来的に代金を支払う義務である債務として買掛金が発生します。
買掛金は流動負債に分類されますが、売掛金は資産として分類されます。このように、買掛金と売掛金は正反対の関係にあるということです。
また、買掛金や売掛金が発生するような掛け取引は、5年で時効となるため、売掛金の回収し忘れには注意が必要です。
買掛金と未払金との違い
未払金は、買掛金と間違えられやすい勘定科目の1つです。買掛金と未払金の違いとして、普段の営業活動に関係する負債であるかという点があります。
買掛金は、企業の営業に必要な商品や原材料の仕入れの際に、掛け取引で使用されます。対して未払金は、営業取引以外で発生した負債に使用されるものです。営業に関係しているかどうかということが明確な違いであり、未払金の具体的な例として以下のようなものがあります。
- 固定資産
- 広告宣伝費
- 有価証券
- 消耗品費
- 外注費
- 交際費
支払期日まで1年以上のものは通常の未払金と異なり、長期未払金として扱われます。貸借対照表に未払金を記載する際には、1年以内の未払金は流動負債に、1年以上の未払金は固定負債として計上しましょう。
買掛金と未払費用との違い
未払費用も買掛金や未払金と同様に、後日に支払い義務があるという点では共通しています。買掛金と未払金のどちらとも異なる点として、継続的な契約から生じるものが未払費用です。
未払費用に該当するものとして、以下のようなものが挙げられます。
- 水道料金
- 電気料金
- 保険料
- リース料
- 給与
- 利息
- 地代家賃
買掛金や未払金は、事前に金額が確定していることが必要です。しかし、未払費用である水道料金や電気料金を例にすると、継続的に提供される水や電力はどのくらい使用したかによって金額が変わります。
決算書における買掛金の扱い
買掛金は、商品を仕入れた時点では支払いを行うわけではないため、負債として扱います。
取引を行った際に増減したものを、簿記のルールでは以下の5つに分けて処理します。
- 費用
- 収益
- 純資産
- 負債
- 資産
これらの項目に分けて処理した後、貸借対照表や損益計算書に記入します。
買掛金は、通常通りの営業取引の場合「流動負債」として扱われるものです。買掛金を支払う場合には、損益計算書の「費用」の欄に記入しますが、その中でも支払日が1年を超える場合には、貸借対照表の「負債」に記入します。
買掛金処理の流れ
買掛金を処理する流れは仕入れる商品を掛け取引して計上した後、支払いを行い買掛金の処理をします。
買掛金が発生するような掛け取引は、以下の流れで行われることが多いです。
商品の注文
まず初めに、取引先に商品を注文します。
商品のすべてを掛け取引で仕入れる場合には、この時点では商品やお金が動くことはありません。そのため、会計処理は不要です。
商品の仕入れ
次に、商品の仕入れです。
商品を仕入れた際に、仕入れと掛け取引に関する会計処理を行います。会計処理を行う場合には、会計帳簿に「仕入高」の勘定項目を使用し、商品の仕入れに使った費用を計上しておきます。商品を仕入れたというのは、商品自体の引渡しが完了した時点のことです。
基本的には以下の3つの場合に、商品を仕入れたと判断します。
- 取引先が商品の出荷を行ったタイミング
- 実際に商品を受け取ったタイミング
- 商品の検品を終えたタイミング
しかし、この3つのうちどのタイミングを仕入れと判断するかは会社により異なります。
請求書の受け取り
仕入れの次は、請求書の受け取りです。
商品を仕入れた後には、取引先から請求書が送られてきます。請求書に支払期日が記載されているため、期限までに買掛金の支払いを行いましょう。
取引先から請求書の送付があった時点では、会計処理として行うことはありません。
代金の支払い
続いて、代金の支払いです。
買掛金として処理した、支払いが済んでいない代金を支払いましょう。支払い期限を確認し、現金または預金口座から支払います。
代金の支払いを行った時点で、買掛金が無くなるため、会計処理が必要です。会計帳簿に、買掛金の支払い方法などを含めたうえで記入します。
買掛金残高の確認
代金の支払いを終えれば、取引先に対して支払った金額に違いがないか、会計処理に誤りがないかを確認します。
問題がなければ終了ですが、買掛金残高を見て誤りがあれば、原因を探し適切な対処が必要となります。
賃借対照表における買掛金の仕訳方法
買掛金が発生する場合には、会計処理が必要になります。値引きがあった場合や、数量違いや破損があった場合には買掛金の減額が必要です。
具体的にどのような会計処理を行う必要があるのかを、以下の4つの場合に分けて説明します。
- 掛けで仕入れた場合
- 値引き・返品の場合
- 預貯金から払った場合
- 支払手形（約束手形）の場合
会計処理を行う際に、意識しておくべきポイントについても紹介しますので、参考にしてください。
掛けで仕入れた場合
掛け取引で商品の引渡しが終わった後など、会社の基準を満たした時点で記入していきましょう。
取引先と掛け取引で商品を40万円分仕入れた場合、以下のように記載します。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 仕入れ | 400,000 | 買掛金 | 400,000 |
買掛金の支払い後
掛け取引を行って買掛金が発生し、その買掛金の支払いを終えた場合には帳簿に記載した買掛金を消さなければなりません。
例として、40万円の買掛金を支払った場合は以下のように記載します。銀行振り込みを用いて返済を行う場合には、振込手数料がかかることも多いです。銀行振込手数料は、借方に記載しましょう。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 買掛金 | 400,000 | 当座預金 | 400,000 |
値引き・返品の場合
取引先から商品を仕入れて検品する際に、破損している商品や汚れている商品が入っている場合もあります。これらを返品すると、予定していた納品数より減るため、買掛金の金額が減ることがあります。また、納品予定数よりも少ない状態で届いたり、値引きがあったりした場合でも同じように記載しましょう。
例として、4,500円分の返品があった際には、返品額を仕入れとして記載して買掛金の減算を行うことが必要です。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 買掛金 | 4,500 | 仕入れ | 4,500 |
支払手形（約束手形）の場合
掛け取引を行って商品を仕入れた場合に、仕入額を約束手形で支払う場合があります。その場合は、買掛金を消去することに加えて、支払手形の負債が発生したと記載しなければなりません。
買掛金40万円分を支払手形で支払った場合には、以下のように記載します。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 買掛金 | 400,000 | 支払手形 | 400,000 |
買掛金を売掛金と相殺する場合
仕入先と売上先が同じ場合に考えられる取引方法です。お互いが同意したうえで、自社が持っている買掛金を、取引先の持っている売掛金と相殺する場合があります。
その場合は借方には買掛金を記入し、貸方には売掛金を記入します。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 買掛金 | 400,000 | 売掛金 | 400,000 |
買掛金の管理
買掛金の支払いが遅れてしまうと、会社の信頼を失うことにつながります。買掛金は負債として扱われ、支払うべき債務であるため、負債を溜めすぎると会社の資金がうまく回らなくなります。会社の信頼を失わないことや資金繰りを悪化させないためにも、買掛金の状態を常に把握して管理することが大切です。
買掛金の管理には、「買掛金の回転率」と「買掛金の回転期間」の2つが役立ちます。この2つの指標について把握しておくことで、買掛金の状況を直感的に判断することが可能です。
買掛金の回転率
買掛金の回転率とは、仕入れの際に発生した買掛金をどのくらい効率的に支払えているかを表す指標です。
買掛金の回転率の計算方法は、仕入金額を買掛金の残高で割り、100をかけることで算出されます。
買掛金の回転率＝仕入金額÷買掛金残高×100
買掛金の回転率の適正値は、業界によって異なります。また、買掛金に限らず、支払手形のように他の仕入債務も気になるのであれば、仕入債務の総額を用いて「仕入債務回転率」として使われることがあります。
買掛金の回転率の数値は、高ければ買掛金の返済までのスパンが短く、低ければ支払いまでの時間がかかっていることを示す値です。しかし、買掛金回転率の数値が高ければ高いほど良いというわけではありません。あまりにも数値が高すぎると、売上として資金を回収する前に支払いを済ませているということになります。この場合、資金がショートしてしまう可能性もあるため、資金の回収後に支払いをするなどの改善が必要です。
買掛金の回転率の低下が見られる場合には、資金繰りがうまくできていない可能性が考えられるため、全体的な見直しをしましょう。
買掛金の回転期間
買掛金の回転期間は、先ほど紹介した買掛金の回転率を日数で示したものです。買掛金の残高が仕入金額の何日分または何ヶ月分であるかを表しています。
買掛金の回転期間の算出は買掛金残高を仕入金額で割り、何日分であるかを見る場合には365で割ります。何か月分に該当するかを見る場合には、12で割ることで算出が可能です。
買掛金の回転期間（日）＝買掛金残高÷仕入金額÷365
買掛金の回転期間（月）＝買掛金残高÷仕入金額÷12
一般的には、買掛金の回転期間は長い方が資金繰りに有利だと言われていますが、長すぎるのは良くないです。回転期間が長すぎると、資金不足や支払い条件の悪化により、支払いの先延ばしが起きている可能性があります。
買掛金と支払手形を合わせて回転期間を見積もる「借入債務回転期間」を用いる場合もあります。借入債務回転期間の場合、2018年度では日本の全産業・全規模で見てみると、1.37月です。回転期間が長い方が有利だと言われており、1970年頃には2.5月でした。しかし、回転期間は年々減少傾向にあり、短縮化が進んでいます。
参考:買入債務回転期間
負債である買掛金には時効がある
負債である買掛金は、5年で消滅時効となります。支払い期限から5年が過ぎていた場合には時効が成立し、支払いを拒絶することが可能です。
しかし、5年が経過して時効となるまでに、請求・差押えなどの手続きがあった場合には、消滅時効を利用することはできません。また、消滅時効の成立には一切支払いを行っていないことが条件にあります。
買掛金の支払いを延期し続けていると取引先との関係性に影響が出てくるため、支払い漏れがないかを確認しましょう。
買掛金元帳とは
買掛金元帳は、取引先ごとに買掛金を管理するために用いられる補助簿です。買掛金元帳は、仕入先元帳と呼ばれる場合もあります。
会社が行った取引の記録に用いられる帳簿のうち、主要簿である総勘定元帳では買掛金の増減はわかりますが、取引先ごとの詳細がわかりません。そのため、取引先ごとでの買掛金を管理する買掛金元帳で記録し、どの取引先にどれくらいの買掛金残高があるかを把握します。
取引先があまり多くない場合には、買掛金元帳がなくても困ることがないかもしれません。しかし、取引先が複数あったり、取引先が増えてきたりという場合には、買掛金元帳の活用がおすすめです。管理が難しい場合には、会計ソフトの導入などにより、業務の効率化とヒューマンエラーの防止につながります。
負債の一種である買掛金のよくある質問
負債の一種である買掛金に関して、よくある質問をまとめました。
買掛金に関する疑問を解決し、しっかりと管理しましょう。
負債である買掛金が増える要因は？
負債である買掛金が増える要因として、以下のことが考えられます。
- 事業が拡大した
- 売上の回収に時間がかかっている
- 支払いサイクルが長い
買掛金の回転率を見ることでも判断できます。買掛金の回転率が悪く返済までの期間が長引いていると、売上の回収に時間がかかっているなどの判断が可能です。
買掛金の対義語は？
買掛金の対義語は、売掛金です。
買掛金は支払う義務であり、売掛金は受け取る権利を得られるため、互いに相反した言葉です。
買掛金が多いときのデメリットはある？
すべての取引先とのやり取りを記録・確認する必要があるため、買掛金が多すぎると管理に手間がかかってしまいます。管理漏れが発生する可能性が上がり、取引先とのトラブルに発展すると、今後の経営にも影響が出てしまいます。
なぜ経理で買掛金は負債の部に計上されるの？その理由は？
買掛金は、仕入れた時点で代金の支払いが必要となるわけではないため、負債として扱われます。
買掛金を理解して正しく管理しよう
本記事では、買掛金と間違えやすい言葉や買掛金の扱いなどについて紹介しました。
買掛金は商品の受け取り時ではなく、別に定められた期限に支払いを行うため、貸借対照表では負債として扱われます。買掛金は、掛け取引で用いられる勘定科目です。
買掛金は、自社と取引先との信頼関係につながるため、支払いが遅れてはいけません。買掛金を帳簿に記入し、買掛金元帳などを使って取引先ごとにまとめて支払いを期限までに済ませることが大切です。
買掛金残高の確認のために、買掛金の回転率や回転期間を利用することがおすすめです。買掛金の回転率や回転期間などを算出することで自社の資金繰りの問題を見つけたり、原因の解明に役立てたりして買掛金を理解して正しく管理しましょう。
